Party planen: Tipps und Checkliste für eine einzigartige Feier (2024)

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Du willst eine tolle Party planen, weißt aber noch nicht ganz wie? Du willst, dass nichts schiefgeht und es ein einmaliges Ereignis wird? Dann bist Du hier genau richtig!

Wir zeigen Dir in diesem Ratgeber, auf was Du beim Organisieren einer Feier achten musst und geben Dir nützliche Tipps, die Deine Party noch schöner machen. Auch haben wir Dir eine Checkliste zusammengestellt, mit der Du keine Einzelheiten vergisst.

Das Wichtigste in Kürze

Gehe strukturiert vor! Um nichts aus den Augen zu verlieren ist es notwendig, sich einen Plan zu machen. Dafür kannst Du eine handschriftliche Tabelle, Excel oder auch unsere Checkliste benutzten.
Lege zuerst die Eckdaten fest! Der erste Schritt ist das Finden von Datum und Uhrzeit. Das mag sich einfach anhören, aber kann manchmal durchaus knifflig sein.
Halte Dein Budget im Auge! Damit Du Dein Budget nicht überschreitest, solltest Du auf jeden Fall eine Liste mit Ausgaben führen. Durch viele kleine Besorgungen oder Bestellungen kann man das oft vergessen.
Sei auf alles vorbereitet! Die Party wird nicht hundertprozentig so ablaufen, wie Du Dir das vorstellst. Sei auf Abweichungen und Probleme vorbereitet und geh mit ihnen locker um.
Hab einen schönen Abend! Auch wenn Du der Gastgeber bist und viel Verantwortung innehast, sollst auch Du die Party genießen können.

Hintergründe: Was Du über die Planung einer guten Party wissen solltest

Eine gute Party zu planen ist gar nicht so schwer. Bestimmt warst Du schon auf der ein oder anderen Feier und hast eine ungefähre Vorstellung wie Deine Party aussehen soll. Orientiere Dich an diesen Vorstellungen, sei aber auch nicht so versteift darauf.

Im Folgenden zeigen wir Dir einige grundlegende Aspekte, die es über eine Party Planung zu wissen gibt.

Strukturiert vorgehen: Eine Liste erstellen

Lege Dir einen Plan zu Recht! Mit Checklisten oder Excel Listen ist es leicht Deine Planungen strukturiert aufzuschreiben und nichts zu vergessen. Zum einen solltest Du eine Liste mit allen Deinen Ausgaben anlegen, um Dein Budget im Auge zu behalten. Zum anderen ist eine Checkliste mit allen Dingen, die es zu erledigen gibt, sinnvoll. So verlierst Du während den Vorbereitungen nie den Überblick!

Eine mögliche Checkliste, die Du beliebig erweitern und an Deine Party anpassen kannst, findest Du hier.

Zudem gibt es einige Apps, mit denen Du Deine Partys planen kannst.

App für Android

Für Android-User sticht vor allem der „Event Planner“ von Visionary Labs mit seiner positiven Bewertung hervor. Der Planer ist sehr übersichtlich gestaltet und mit vielen nützlichen Funktionen ausgestattet. Leider ist die App nicht ins Deutsche übersetzt.

App für ios

Für Apple-User ist die App „Party- und Eventplaner Lite“ von Patrick Eysolt interessant. Auch diese App hat eine sehr gute Bewertung und ist sehr übersichtlich. Die Pro-Version mit noch mehr Funktionen ist für nur 2 € erhältlich.

Bei der Planung einer Party gibt es viele Dinge zu beachten. Am besten sollte man alles sehr organisiert angehen und immer eine Budgetliste führen. So steht einer guten Party nichts mehr im Weg!

Den Perfektionismus hinten anstellen

Wenn Du eine Party organisierst, hast Du wahrscheinlich ein genaues Bild im Kopf, wie die Feier ablaufen soll. Allerdings musst Du mit Schwierigkeiten und veränderten Abläufen flexibel umgehen können. Sei auf alles vorbereitet! Und wenn Du nicht auf eine Situation vorbereitet bist, geh entspannt mit ihr um und verfalle nicht in Panik.
Sei locker und nicht versteift. Als Gastgeber hast Du eine sehr große Verantwortung, sollst den Abend aber auch selbst genießen können!

Welcher Anlass wird gefeiert?

Ja, nachdem aus welchen Grund Du eine Party veranstaltest, solltest Du auf verschiedene Dinge Rücksicht nehmen. Wir haben Dir hier eine kleine Tabelle mit Veranstaltungen erstellt und ihre Besonderheiten aufgelistet.

Anlass	Besonderheiten
Überraschungs-Geburtstagsparty	Geheim halten ist das Wichtigste! Zunächst solltest Du überlegen, ob sich die überraschte Person überhaupt über eine Party freuen würde. Wenn das der Fall ist, muss die Planung auf jeden Fall geheim gehalten werden. Viel Deko ist sehr wichtig, da das die Überraschung noch einmal verstärkt.
Babyparty	Der Nachwuchs ist auf dem Weg! Eine Babyparty findet meist zwei Monate vor dem Geburtstermin statt und wird häufig von den Freundinnen der werdenden Mutter organisiert, um die baldige Geburt zu feiern. Wichtig sind bei einer Babyparty auf jeden Fall lustige Spiele und eine schöne Dekoration. Meistens wird eine Babyparty um die Mittagszeit zu Hause gefeiert.
Halloweenparty / Silvesterparty	Eine lange Nacht! Deine Gäste bleiben sehr lange, biete an, einige bei Dir Übernachten zu lassen, falls es nötig ist. Auch hier macht die richtige Dekoration und Atmosphäre alles aus! Achte bei Silvesterpartys darauf, dass pünktlich Sekt zum Anstoßen bereitsteht.
Mottoparty	Alles muss passen! Von den Einladungen über die Outfits bis hin zu der Musik und der Dekoration. Wenn Du eine Mottoparty veranstaltest, musst Du sehr viel bedenken. Es ist wichtig, dass alles zum Motto passt und es sein strickt er roter Faden in Deiner Party Planung ist.
Faschingsparty	Bunt und laut! Das sind die meisten Faschingspartys. Die richtige Musik ist das A und O. Es muss Faschingsmusik und Musik zum Mitsingen und Tanzen gespielt werden. Der Fokus liegt hier weniger auf dem Essen und Verpflegung, sondern auf den Getränken und der Stimmung.
Superbowl-Party	Alles Amerikanisch! Der Hype des Superbowls schwappt immer mehr auch nach Deutschland über. Wichtig bei einer Superbowl-Party sind hier viele amerikanische Snacks und ein großer Fernseher, beziehungsweise eine sehr große Leinwand.
Kinder Party	Es darf nie langweilig werden! Unter Kinder Partys zählen wir alle Feiern mit vielen Kindern. Zum Beispiel der Kindergeburtstag oder die Kommunionsfeier. Du solltest unbedingt für genug Unterhaltung für die Kinder sorgen. Malsachen, Spielzeug und auch lustige Party Spiele dürfen auf keinen Fall fehlen. Auch an etwas Sonderbares wie zum Beispiel ein Zauberer oder eine gemietete Hüpfburg kommt sehr gut bei Kindern an.
Junggesellenabschied	Je ausgefallener, desto besser! Orientiere Dich daran, was die Braut / der Bräutigam mag und was Ihr Spaß macht. Unternimmt sie/er gerne etwas Sportliches, oder soll es doch etwas Klassisches werden. Die passenden T-Shirts oder Accessoires dürfen genauso wenig fehlen wie genug Champagner oder Bier.

Die perfekte Party in 8 Schritten

Eine Party zu Planen ist sehr vielschichtig. Um Dir bei Deiner Organisation zu helfen, haben wir hier 8 wichtige Schritte aufgelistet, über die Du Dir auf jeden Fall Gedanken machen solltest.

Die wichtigsten Eckdaten finden

Als Erstes ist es notwendig ein Datum, eine Uhrzeit und eventuell ein Motto festzulegen. Für Silvester oder Halloween Partys ist das meistens nicht so schwer.

Bei Geburtstagen wird die Datumssuche oft ein bisschen kniffliger. Sprech Dich davor mit den Personen ab, die Du auf jeden Fall dabei haben willst. So können Terminänderungen oder ähnliches vermieden werden.

Die Uhrzeit hängt stark von dem Anlass ab, der gefeiert werden soll. Bei einem Kindergeburtstag oder einer Babyparty ist die Mittagszeit wahrscheinlich praktischer als der Abend. Für alle anderen Partys wird der Beginn meistens zwischen 18 und 20 Uhr gewählt.

Um Deiner Party ein bisschen mehr Pep zu geben, kannst Du auch ein Motto festlegen und Deine Gäste bitten sich dementsprechend zu kleiden. Dabei musst Du allerdings darauf achten, dass später auch die Dekoration auf das Motto festgelegt werden muss.

Einladungen

Gedruckte Einladungs-Karten sind heutzutage ziemlich aus der Mode gekommen. Es hat sehr viele Vorteile die Einladungen digital zu versenden. Zum einen hat man alle Zu- und Absagen im Überblick, man muss keine aufwendige Karte designen und es ist auch noch kostenlos.

Zu manchen Anlässen kann es aber durchaus schön sein eine Einladungs-Karte geschickt zu bekommen. Zum Beispiel bei Babypartys ist die Einladung oft ein schönes Erinnerungsstück, das man gerne auch nach der Party behält.

Entscheide für Dich selbst, ob Du eine Einladungs-Karte designen möchtest oder Deine Gäste lieber digital einlädst.

Tipp: Schöne Einladungs-Karten kann man ganz einfach online auf den Webseiten von Drogeriemärkten gestalten und kostengünstig bestellen.

Gästeliste erstellen

Um die Gästeliste zu erstellen, musst Du Dir überlegen, wie viele Personen Du einladen möchtest. Möchtest Du lieber eine Party im kleinen Kreis feiern oder eine große Feier veranstalten? Hast Du Dich für eine Personenanzahl entschieden, ist es an der Zeit die Gästeliste zu erstellen. Hierbei solltest Du jeweils Kinder, Vegetarier und Veganer in einer anderen Farbe markieren, um das Essen und die Unterhaltung dementsprechend zu planen.

Das Budget festlegen

Wichtig beim Organisieren einer Party ist es, sich über sein Budget klar zu werden. Oft häufen sich viele kleine Ausgaben und man verliert den Überblick, wie viel Geld man wirklich ausgegeben hat. Es ist sehr wichtig sein Budget im Auge zu behalten.

Am besten solltest Du Dir eine Tabelle zusammenstellen, in der Du alle Deine Ausgaben notierst. Dabei ist es nicht wichtig, ob Du das in einer Excel Tabelle oder handschriftlich machst.
Das festgelegte Budget ist vor allem in den kommenden Punkten sehr wichtig.

Die richtige Location finden

Wo möchtest Du Deine Party feiern? Bei der Wahl der richtigen Lokation zum Feiern muss man einige Dinge bedenken.

Zu Hause feiern

Viele Menschen bevorzugen es zu Hause, also zum Beispiel im Garten zu feiern, da sie kein Geld für eine Location ausgeben möchten und ihnen die gemütlichere Atmosphäre besser gefällt.
Hier haben wir Dir einige Vor- und Nachteile von einer Party zu Hause aufgelistet.

Vorteile	Nachteile
es schont das Budget	oft ist nicht so viel Platz
gemütliche Atmosphäre	die Nachbarn könnten Ärger machen
man kann sich mit dem Aufräumen Zeit lassen	evtl. fehlende technische Voraussetzungen

Eine Location mieten

Solltest Du sehr empfindliche Nachbarn haben oder nicht genug Platz für alle Gäste, bietet es sich bei einigen Partys an, doch lieber eine Lokation zu mieten.

Wir haben Dir alle Vor- und Nachteile einer gemieteten Lokation in einer Tabelle veranschaulicht.

Vorteile	Nachteile
man kann ungestört feiern	oft muss man morgens schon aufräumen
es kann nichts kaputtgehen	eine ungewohnte Umgebung
technische Voraussetzugen sind gegeben

Bei dem Mieten einer Lokation spielen einige Faktoren eine Rolle. Die perfekte Lokation sollte genug Platz für Tische, Stühle und das Buffet, sowie für eine ausreichende Musikanlage bieten. Am besten ist es, wenn die Lokation bereits über eine Musikanlage verfügt. Wenn auf der Party viel getanzt wird, sollte außerdem eine ausreichend großer Platz übrig bleiben.

Tipp: Oft gibt es in einer solchen Lokation eine Bar. Hier kann es besonders angenehm sein, wenn man die Getränke von dort aus verteilt oder eine Person dort co*cktails für die Gäste mixt.

Die passende Menge Getränke besorgen

Die Menge an Getränken, die man für eine Party benötigt, hängt von der Anzahl der Personen ab und wie viel diese trinken.

Hierbei lautet die Faustregel: Pro Person circa 2 Liter Bier und 0,5 Liter Softdrinks

Das Essen planen

Bei der Essensplanung gibt es meistens drei verschiedene Optionen. Entweder jeder Deiner Gäste bringt etwas Kleines mit, Du machst das Essen selbst oder Du organisierst ein Catering. Diese Entscheidung solltest Du vorrangig mithilfe Deines Budgets treffen.

Jeder bringt etwas mit

Diese Möglichkeit bedeutet für Dich am wenigsten Aufwand und belastet Dein Budget nicht viel. Zudem entsteht ein Buffet mit einer großen Auswahl und Vielfalt.

Allerdings hast Du meistens wenig Einfluss darauf, was Deine Gäste mitbringen. Somit kannst Du das Buffet nicht so gut kontrollieren. Oft ist es auch ein großer organisatorischer Aufwand, dafür zu sorgen, das nichts doppelt mitgebracht wird.

Das Essen selbst machen

Machst Du das Essen selbst, kannst Du hundert Prozent sicher sein, dass es Deinen Vorstellungen entspricht. Kochst Du auch noch gerne, können die Vorbereitungen auch noch viel Spaß machen. Vor allem, wenn Du Dir ein bisschen Hilfe suchst.

Dagegen sind die Vorbereitungen auch ziemlich anstrengend. Wenn Du am Tag der Party oder den Tag davor ein wenig Ruhe haben möchtest, solltest Du Dir vielleicht eine andere Option heraussuchen.

Ein Catering organisieren

Mit einem Catering hast Du auf jeden Fall die wenigste Arbeit. Du kannst Dir Deine Gerichte aussuchen und kannst Dir sicher sein, dass es gut schmeckt. Auch musst Du wenig bis gar nichts nach der Party spülen. Allerdings belastet ein gutes Catering sehr das Budget und ist für einige Partys nicht geeignet.

Tipp: Besonders bei Geburtstagen ist ein schöner Kuchen das A und O. Hast Du schon mal einen Kuchen bei einer Konditorei bestellt? Solltest Du nicht so viel Backtalent haben, ist das eine gute Alternative.

Eine gute Atmosphäre erschaffen

Eine gute Stimmung kommt nur dann auf, wenn es Dir gelingt, eine schöne Atmosphäre zu erschaffen. Das erreichst Du einerseits durch passendes Licht, aber auch durch schöne Dekoration.
Auch lustige Spiele oder kleine Highlights können die Stimmung heben und für einen tollen Abend sorgen.

Schöne und günstige Dekorationsideen finden

Besonders Mottopartys oder Halloweenpartys leben von einer guten Atmosphäre. Während sie bei einer Halloweenparty gruselig und finster sein sollte, sollte sie bei Mottopartys immer zum Motto passen.
Die richtige Atmosphäre kann man meistens durch die richtige Dekoration herleiten. Die meisten denken, dass eine gute Dekoration unbedingt teuer sein muss, aber das stimmt nicht!

Selbstgemachte Deko kann sogar noch besser sein als teure. Denn selbstgemachtes Dekor kann man genau an die Lokation und die gewünschte Stimmung anpassen. Deshalb haben wir Dir hier ein paar tolle und günstige Halloween Deko-Ideen und Silvester Deko-Ideen herausgesucht.

Eine ausgeglichene Dekoration wertet jede Party auf. Das Wichtigste ist, dass sie zum Thema der Party passt und die Atmosphäre unterstützt. Hierbei gibt aber auch keinen Fall die Devise: je mehr, desto besser! Mit weniger, aber dafür sehr schöner Partydekoration ist Dir meistens besser geholfen.

Die richtige Musik heraussuchen

Früher war auf jeder guten Tanz-Party ein DJ da. Durch die ganzen Streaming-Dienste ist es heutzutage auch möglich eine gute Musikanlage zu mieten und selbst Musik abzuspielen. Sollte Dein Budget groß genug sein, kann es aber trotzdem schön sein einen DJ zu haben, der Musik spielt. So musst Du Dich nicht immer darum kümmern, dass die richtige Musik läuft, die zur Stimmung passt.

Welche Musik Du spielen willst, hängt von dem Alter der Gäste sowie deren Musikgeschmack ab. Bei Mottopartys, wie zum Beispiel eine 80er Jahre Party ist dementsprechende Musik immer sehr passend.

Wenn Du eine Party in einer Lokation veranstaltest, solltest Du darauf achten, ob Du dort eine Internetverbindung hast. Sollte keine vorhanden sein, musst Du die Lieder vorher herunterladen.
Solltest Du bei der Musikfindung auf dem Schlauch stehen, haben wir Dir hier einen Artikel mit Songs verlinkt, die auf keiner Party fehlen dürfen.

Tipp: Wenn Du Deine Gäste zusätzlich nach Lied-Wünschen fragst, entsteht eine bunte Mischung und jeder hat die Möglichkeit seine Lieblingslieder zu hören.

Checkliste

Hier haben wir Dir eine kleine Checkliste erstellt, die Dir dabei helfen soll, nichts zu vergessen. Natürlich kannst Du die Liste noch individuell auf Deine Party abstimmen und beliebig ergänzen.

3-4 Wochen vor der Party

Gehe alle 8 Schritte zur perfekten Party durch und überlege Dir die genannten Punkte: Was sind die Eckdaten? Wie viele Personen lade ich ein? Was ist mein Budget? Wo soll ich feiern? Was soll es zu essen und zu trinken geben? Brauche ich Dekoration? Welche Musik soll ich spielen?
Miete Dir gegebenenfalls die Lokation, den DJ oder andere Dinge, die Du noch benötigst, wie Extra Geschirr oder Biertischgarnituren.
Verschicke außerdem die Einladungen.

2 Wochen vor der Party

Überprüfe die Zusagen und plane so die Menge an Essen und Getränken ein.
Solltest Du das Essen selbst machen, erstelle eine Einkaufsliste oder, wenn jeder etwas mitbringt, einen Plan.
Ergänze die Einkaufsliste mit den benötigten Getränken.
Mach Dir Gedanken, was Du noch einkaufen musst. Dinge wie Müllbeutel, Einmal-Becher oder Ähnliches sind auch wichtig!
Erstelle Deine Playliste.

1 Woche vor der Party

Gehe einkaufen. Besorge alles, was auf Deiner Einkaufsliste steht.
Wenn einige Deiner Gäste übernachten wollen, kläre ab, wo diese schlafen können.
Gib Deinen Nachbarn Bescheid, dass Du vorhast, eine Feier zu veranstalten.

1 Tag vor der Party

Stelle die Getränke kalt und besorge letzte Einkäufe, die schnell verderben.
Bereite die Dekorationen und eventuelle Schlafplätze vor.
Wenn Du Tische und Stühle schon mal bereitstellst und ein bisschen dekorierst, ist der Tag der Party nicht mehr so stressig.

Am Tag der Party

Bereite das Essen zu. Da man diesen Schritt oftmals unterschätzt, hol Dir ein bisschen Hilfe, um die Vorbereitungen zu treffen. Das macht auch gleich viel mehr Spaß!
Stelle die Musikanlage auf und prüfe, ob diese funktioniert.
Dekoriere fertig und decke die Tische.

3 Stunden vor der Party

Zieh Dich um und mach Dich für die Party fertig.
Entspann Dich vor der Party.
Genieße die Party!

Nach der Party

Jetzt ist aufräumen angesagt! Bei vielen Locations muss man morgens bis zu einer gewissen Uhrzeit aufgeräumt haben.
Leite die gemachten Fotos an die Gäste weiter und bedanke Dich bei Ihnen.

Die Checkliste haben wir Dir auch nochmal in kurzer Form in dieser Infografik zusammengefasst.

Weiter Tipps und Tricks für eine gute Party

In diesem Abschnitt haben wir weitere nützliche Tipps für Dich und Deine Party Planung zusammengetragen.

Schöne Fotos von Deinem Event

Um Deine Party auch gebührend in Fotos festzuhalten, solltest Du jemanden einplanen der Fotos macht. Es kann ein professioneller Fotograf sein, aber auch einfach eine Freundin oder ein Freund. Besonders schön ist auch eine Fotowand, an der man schöne Bilder machen kann, oder eine Foto-Box.

Erste Hilfe Set ist ein Muss

Es kann immer dazu kommen, dass einer Deiner Gäste ein Pflaster oder einen Verband benötigt. Wenn Du kein kleines Erste Hilfe Set besitzt, solltest Du Dir für Deine Party auf jeden Fall eines zulegen.

Erklärende Kärtchen für das Buffet

Besonders schön ist es bei einem Buffet, wenn die Speisen mit einem Kärtchen versehen sind. So kann man einfach erkennen, ob ein Gericht vegetarisch, vegan oder zum Beispiel extra gluten- oder laktosefrei zubereitet wurden. Deine Gäste können sich leichter orientieren und Du musst nicht jedem das Buffet erklären

Die perfekte Einkaufsliste

Neben Speisen und Getränken sollte auf Deiner Einkaufliste auch noch Dinge wie Servierten, Einmal-Geschirr oder eine Küchenrolle nicht fehlen. Fang so früh wie möglich an, Dir Gedanken über Deine Einkaufsliste zu machen. Je mehr Zeit Du dafür hast, desto mehr Dinge fallen Dir ein, die Du benötigst.

Wenn Du alle unsere Tipps und Tricks, die wir Dir bis jetzt ans Herz gelegt haben, beachtest, steht einer tollen Party nichts mehr im Wege!

Trivia: Was Du noch über Partys wissen solltest

Hier findest Du weitere Themen, die Du bei Deiner Party Planung berücksichtigen könntest.

Ruhestörung: Wann ist eine Party zu laut?

Ab 22 Uhr gilt in Deutschland die Nachtruhe. In dieser Zeit darf man durchaus eine Party veranstalten, muss den Geräuschpegel allerdings auf Zimmerlautstärke halten.
Da dies nicht immer funktioniert, ist es auf jeden Fall wichtig, seine Nachbarn über die Party zu informieren. Am besten hängt man einen gut lesbaren Aushang in das Treppenhaus.

Solltest Du Deine Party nicht zu Hause, sondern in einer anderen Lokation feiern, kannst Du den Vermieter fragen, wie die Nachbarn auf zu laute Partys reagieren.

Fazit

Um eine gute Party zu organisieren ist viel Planung notwendig. Mit einer strukturellen Vorgehensweise und einigen Überlegungen ist es allerdings nicht sonderlich schwierig und kann sogar Spaß machen! Wenn es Dir alleine zu viel Aufwand ist, kannst Du Dir Hilfe bei Freunden oder Familienmitgliedern suchen. Hab viel Spaß beim Organisieren Deiner Party und hab ein schönes Fest.

Weiterführende Quellen

Solltest Du Deine Party mit Microsoft Excel planen wollen, gibt es von Microsoft eine schöne Vorlage zu Partyplanung.

Schöne Ideen Partydekoration selbst zu gestalten, findest Du hier.